أمل حزام مدحجيمن أكثر مهارات الاتصال أهمية والتي عادة ما يتم تجاهلها الإنصات ، ومن خلال عدد من الدراسات العلمية حول الإنصات، ثبت أن أكثر الناس يقضي 45 % من الوقت في الإنصات، ولكن هل ينصت الإنسان بانتباه لما يقال؟. وأوضحت الدراسات أن أكثر الناس ينصتون فقط إلى ربع ما يقال ويستغرق باقي الوقت في الدخول في أحلام اليقظة أو يفقد الإنسان الانتباه تماما، فلا توجد عملية توازن في استخدام أشكال الاتصال المختلفة ومنها الكتابة، والقراءة، والتحدث، والإنصات فالإنصات والكتابة والمحادثة هي المهارات التي تستعمل عادة في الاجتماعات واليوم تعد الاجتماعات طريقة شائعة لصنع القرارات،والجدير بالذكر أن الكثير من العمل يتم انجازه بواسطة فريق من الأشخاص ينتمون إلى أقسام مختلفة من الإدارة وينجزون كثيرا من مهامهم من خلال اجتماعاتهم،ولذا يجب أن يكون الإنسان في هذه الحالة قادرا على الكتابة والتحدث بشكل واضح، حتى يستطيع الآخرون فهمه هذا من جهة ومن جهة أخرى الإنصات جيدا، فمن المؤسف إهدار الكثير من ساعات الاجتماعات بسبب قدرات الإنسان الضعيفة على الاتصال . ووفقا للتقديرات التي أتت بها دارسات عديدة حول هذا المجال أجريت في إحدى الجامعات، وجد أن 37 بليون دولار تهدر سنويا بسبب الاجتماعات غير المجدية، لذلك فمن المهم أن يتعلم الموظف لغة الكتابة والإنصات والتحدث وحضور الاجتماعات، فان مهارات الاتصال مهمة جدا لنجاح أي موظف في مكان عمله، والتي ستمكنه من الاتصال الصحيح أكثر ويأتي ذلك من خلال أربع نقاط مهمة لتحقيق الهدف، وهو فهم الغرض من الاتصال وتحليل جمهور المستمعين والاتصال بالكلمات وكذلك لغة الجسد وإعطاء كل شكل من أشكال الاتصال أهمية كبرى وقد قال أرسطو « كي تكتب جيدا، عبر عن نفسك مثلما يعبر الناس العاديون ولكن فكر كرجل حكيم أو فكر كما يفكر الحكماء ولكن تحدث مثلما يتحدث الناس العاديون» وبسبب تدفق المعلومات الزائدة عن الحد اليوم من كافة الاتجاهات تجد أن الرؤساء والمدراء لا يتمتعون بوقت كاف لقراءة كل الرسائل والتقارير وغالبا ما يتوقفون عن قراءة المذكرة إذا لم تستحوذ على اهتمامهم سريعا ، ولذا وجب اليوم استخدام أسلوب الاختصار، من اجل التأكد من وصول الرسالة بدلا من رميها في سلة المهملات . فالغرض من الكتابة هو الإقناع فيجب أن تحرص على كتابة الجمل المختصرة والقصيرة وتحديد الغرض من الكتابة للإقناع أو الشرح أو الوصف للوصول إلى نتيجة فعلية وإعطاء رد فعل جيد لتضمن الوصول إلى هدفك.