الوثائق .. تاريخنا المكتوب على الورقالتوثيق .. ذاكرة الامة .. وحياة المجتمع .. وتاريخ مكتوب على الورق يمكن من خلاله ان يتم قراءة الحياة واسلوب التفكير وخطى الانطلاق نحو المستقبل في ظل تلازم الزمان والمكان كتعبير فلسفي في تحليل ظواهر الكون وتفسير ما في رأس الانسان هذا الكائن الذي يتميز بالعمل الواعي دون باقي الكائنات .والتوثيق كعمل .. رغم ان الاهتمام به بدأ متأخراً في بلادنا الا انه خطا خطوات سريعة وثابتة قائمة على العلم وفاعلة بالايمان .. وليس هناك من لايدرك ان المركز الوطني للوثائق كان كمنشأة متخصصة وراء كل ذلك الانجاز الوثائقي الرائع ولكي نقف على انشائه وتحقيقه النتائج المرجوة كان لنا هذا اللقاء مع الاستاذ علي سعد الطواف وكيل المركز . . في البداية احب ان تعطونا نبذة عن انشاء المركز الوطني للوثائق؟- انشئ المركز الوطني للوثائق بالقرار الجمهوري رقم 25 لسنة 1991م وهو من انجازات الاخ/ علي عبدالله صالح رئيس الجمهورية لاهتمامه بالوثائق والتوثيق باعتبارها الذاكرة الحية للبلاد ومرجع هام للادارة والباحثين وكانت البداية للاهتمام بالوثائق عام 1984م بصدور القرار الجمهوري بانشاء لجنة جمع وحفظ الوثائق .ويعتبر انشاء المركز هي الخطوة الصحيحة نحو بناء نظام وثائقي في مختلف الجهات الحكومية ، وكذا القيام بجمع وتنظيم وحفظ الوثائق المتجمعة والمتراكمة في مختلف الجهات الحكومية . . ماهي التشريعات القانونية للوثائق ؟- عمل المركز منذ انشائه اعداد التشريعات القانونية لتنظيم الوثائق وتقديمها للجهات المختصة لاصدارها وكانت الخطوة الاولى اصدار القرار الجمهوري بالقانون رقم 20 لسنة 1994م بشأن حفظ الوثائق ، وتبين خلال التطبيق العملي والتجربة الميدانية وجود عدد من المواضيع لم يتم معالجتها في القانون ، وتمت مراعاتها باصدار القانون رقم 12 لسنة 2002م وبما يلبي الحاجة الى حفظ وتنظيم الوثائق الحكومية في مراحل حفظها الجاري والوسيط والنهائي . . هل هناك انشطة للمركز للتعريف بالتوثيق واهميته من خلال الندوات والمعارض ؟- حرص المركز على اقامة عدد من الندوات العلمية المتخصصة في مجال التوثيق والوثائق بهدف رفع الوعي باهمية الوثائق وحفظها وتنظيمها بالتعاون مع بعض الوزارات والمصالح الحكومية بهدف نشر الوعي الوثائقي والاهتمام بتنظيم الوثائق في الجهات باعتبارها ذاكرة للادارة ومرجعية لاعداد الدراسات والخطط والبرامج ، ومرجع هام لاتخاذ القرارات الصائبة والناجحة . كما اقام المركز العديد من المعارض الوثائقية (8 معارض) المتخصصة في مجال الوثائق خلال الفترة 2000 - 2005م وقد تكرم فخامة الاخ / رئيس الجمهورية حفظه الله بافتتاح وزيارة عدد منها . . نقرأ في الصحف عن عام الوثائق حبذا لو اعطيتم القارئ الكريم فكرة عامة عن ذلك ؟ - تكرم فخامة الاخ / علي عبدالله صالح رئيس الجمهورية حفظه الله الذي يولي الوثائق اهمية خاصة باصدار توجيهاته للحكومة باعتماد عام 2005م عاماً للوثائق والتي اوصتها الندوة التي اقامها المركز بالتعاون مع وزارات المالية والادارة المحلية والخدمة المدنية والتأمينات والجهاز المركزي للرقابة والمحاسبة تحت عنوان ( تنظيم الوثائق في المحافظات لخدمة اللامركزية الادارية والمالية ) والتي شارك فيها مدراء مكاتب الجهات المشاركة في جميع محافظات الجمهورية . كما جاء اصدار اللائحة التنفيذية للقانون بالقرار الجمهوري رقم 7 لعام 2005م والتي تطرقت الى الاجراءات التنفيذية والتفصيلية لتنظيم وحفظ الوثائق في مختلف الجهات الحكومية والمركز وطرق ترحيلها وتقييمها وباعتقادي انها ستكون عامل مساعد لجميع العاملين والمختصين في الارشيف .وقد نظم القانون عملية الاتلاف للوثائق المتجمعة لدى الجهات والرجوع الى المركز للموافقة على كشوفات الاتلاف والمعدة من قبل اللجنة المختصة بالجهة وبمشاركة مندوب المركز . كما اكد على الزام الجهات بتقييم وثائقها لتحديد ماسيتم حفظه نهائياً وترحيلة للمركز الوطني للوثائق ، وماسيتقرر اتلافه بعد تطبيق الاجراءات القانونية. كما حدد القانون مدد حفظ الوثائق والاطلاع عليها . . ماهي الاعمال التي قام بها المركز لجمع وحفظ الوثائق ؟- قام المركز منذ انشائه بجمع وتنظيف وتنظيم حوالي 5400 متر طولي من الوثائق ، تمثل فترات مختلفة من تاريخ بلادنا وقد تم جمعها من مخازن واقبية عدد من الجهات الحكومية ، كما يحتفظ بعدد من الصحف الحكومية والمعارضة وترجع اقدم صحيفة محفوظة لدى المركز لما قبل 130 عاماً .والحقيقة ان الرعاية والمتابعة من قبل الاخ الاستاذ / علي محمد الآنسي مدير مكتب رئاسة الجمهورية كان لها الدور الكبير في انجاز وتحقيق الكثير من الانجازات التي حققها المركز . كما ان الاهتمام الشخصي للاخ الاستاذ / علي احمد ابو الرجال رئيس المركز ، بالوثائق والذي يعود بدايتها الى فترة الستينات من القرن الماضي ، ورفده للمركز بعدد من الاصدارات النادرة من مكتبته الخاصة اهمها الاصدارات الاولى من صحيفة الثورة من عام 62م الى 1976 والاعداد الاولى للجريدة الرسمية . < هل هناك تدريب للعاملين في الارشيف والتوثيق وما انواع هذا التدريب ؟- حرص المركز على تدريب العاملين في الارشيف وتنمية قدراتهم في مجال الارشفة والحفظ وفق الطرق العلمية والمقرة من المجلس الدولي للارشيف والفرع الاقليمي العربي والتدريب يسير في اتجاهين : أ - التدريب المحلي : اقام عدداً من الدورات التدريبية (حوالي 23 دورة تدريبية ) لموظفي الارشيف في حوالي 37 جهة حكومية مركزية وفي مكاتب المحافظات فقد حضرها مايقارب 620 متدرباً اضافة الى موظفي المركز حاضر فيها عدد من الاساتذة المختصين من تونس والعراق ومصر وتركيا وعدد من المختصين المحليين . ب - التدريب الخارجي :تمكن المركز من خلال تعاونه مع عدد من الارشيفات العربية التي لها خبره في هذا المجال على تدريب عدد من العاملين بالمركز وبعض العاملين في ارشيفات الجهات التي اهتمت بالتوثيق وقامت بانشاء ارشيف وسيط ، وكذا عدد من العاملين بالمركز للاستفادة من التطورات الحديثة في مجال تنظيم وحفظ الوثائق واستخدام التكنولوجيا الحديثة في مجال التوثيق.. الاعمال التي تم انجازها خلال عام الوثائق؟- تتلخص الاعمال المنجزة حتى الان من عام الوثائق في الآتي : 1- تشكيل فريق عمل ميداني بالمركز للقيام بمسح اولى للوثائق في مختلف الجهات المركزية والتي يقدر حجمها بحوالي 38 كيلو متراً طولياً من الوثائق في حوالي 83 جهة حكومية . 2- القيام بمسح ميداني للوثائق المتجمعة والمتراكمة في عدد مكاتب بعض الجهات التنفيذية في السلطة المحلية في محافظات عدن ، تعز ، حضرموت ، ( المكلا وسيئون ) ، الحديدة ، البيضاء ، حجة ، ذمار وسيقوم المركز باستكمال المسح في بقية المحافظات . < ماهو توجه المركز نحو الوثائق في المحافظات ؟ - ركز المركز اهتمامه بالوثائق في المحافظات من خلال اقامة ندوة لعدد من القيادات التنفيذية في مكاتب السلطة المحلية في مختلف المحافظات ، اضافة الى اقامة دورة تدريبية للعاملين في الارشيف وتدريبهم على احدث الطرق لتنظيم وحفظ الوثائق ، اضافة الى النزول الميداني للمسح الاول للوثائق في بعض المحافظات . . هل هناك فروع المركز في المحافظات ؟ - يهدف المركز من الاهتمام بالوثائق في المحافظات للعمل على تنفيذ نصوص القانون ولائحته التنفيذيةللقيام بجمع وتنظيم الوثائق في كل محافظة سواء في مركز المحافظة او المكاتب التنفيذية كخطوة اولى نحو انشاء فروع المركز في المحافظات التي تتوفر فيها البنية الاساسية والامكانيات لانشاء فروع المركز بهدف تطبيق نظام اللامركزية ، وحفظ وثائق كل محافظة في عاصمة المحافظة . وقد اصدر الاخ / رئيس مجلس الوزراء قراراً بانشاء فرع المركز بمحافظة عدن ، ويقوم الفرع حالياً بمزاولة مهامه وفق الامكانيات المتوفرة ، وقد تم استلام مبنى للفرع ويتم حالياً اعادة ترميمه وتجهيزه وفق المواصفات الفنية لحفظ الوثائق . كما تم انشاء فرع للمركز في محافظة حضرموت ومقرة ( مدينة سيئون ) ويقوم مباشرة عمله والاهتمام بتنظيم وحفظ الوثائق التي كانت متجمعة في قصر سيئون وكذا لدى المكاتب التنفيذية .. ماهي المعوقات التي تواجهكم للحفاظ على الوثائق وتنظيمها في الجهات الحكومة؟ - لقد عمل المركز من خلال نتائج اعمال المسح الوثائقي التي قام بها خلال المرحلتين الاولى والثانية بالتعاون مع الجهات الحكومية بشأن الوثائق المحفوظة في تلك الجهات وقد حقق المركز نتائج طيبة من خلال تنظيم الوثائق والقيام بفرز وتصنيف الوثائق المتراكمة اضافة الى اعداد الانظمة واللوائح الخاصة بالارشيف وانشاء الارشيف الوسيط ( المركزي ) في الاجهزة الحكومية ، الا ان هناك بعض المعوقات التي تعترض سير تلك الاعمال في بعض الجهات ولعل العائق الرئيسي هو عدم ادراك بعض القيادات في تلك الاجهزة للاهمية التي يمثلها الارشيف المنظم في العملية الادارية اضافة الى شكوى بعض الاجهزة الحكومية من قله الاعتمادات المالية للقيام بالاعمال المطلوبة للارشيف ، وتوفير الاماكن والتجهيزات المطلوبة للارشيف .. هل هناك باحثون يستفيدون من محفوظات المركز ؟- من ضمن مهام المركز القيام باتاحة الوثائق للباحثين والمهتمين التي يسمح القانون واللائحة التنفيذية بالاطلاع عليها ، ويتوافد على المركز العديد من الباحثين والدارسين الذين يستفيدون من الوثائق المتاحة بالمركز. والمركز يفتح ابوابة لجميع الباحثين المحليين او الاجانب وفق الشروط والضوابط الخاصة بالاطلاع والبحث العلمي والمتعارف عليها .
